اتوماسیون مدیریت حضور و غیاب باشگاه چیست و چه کاربردی دارد ؟
در عصر حاضر با پیشرفت تکنولوژی، مکانیزه و سیستمی کردن همه کسب و کارها امری ضروری به نظر می‌رسد. باشگاه‌ها و سالن‌های ورزشی نیز از این قاعده مستثنی نیستند.
سیستم اتوماسیون باشگاه ورزشی، راهکاری برای مدیریت جامع مجموعه های ورزشی است. با استفاده از این سیستم، برنامه ریزی و مدیریت کارهای باشگاه ورزشی راحت‌تر و دقیق‌تر از روش دستی و سنتی صورت میگیرد.
اجزاء تشکیل دهنده یک سیستم اتوماسیون باشگاهی عبارتند از :
دستگاه حضور و غیاب و کنترل دسترسی ، نرم‌افزار مدیریت باشگاه، گیت تردد و قفل‌های الکترونیکی (برقی) کمد
با وجود چنین سیستمی میتوانید از ورود افراد ناشناس و غیر مجاز به داخل محوطه باشگاه جلوگیری نمائید.
اتوماسیون مدیریت باشگاه را می‌توان به دو بخش تقسیم کرد:
1-مدیریت حضور و غیاب کارکنان و مربیان باشگاه
این بخش از اتوماسیون، همان سیستم حضور و غیاب است که شامل یک دستگاه حضور غیاب و نرم افزار می‌شود.
با معرفی مشخصات کارکنان و مربیان و تعریف شیفت‌ها و ساعات کاری ، میتوانید مدیریت دقیق‌تری بر ورود و خروج آنها داشته باشید و بر اساس ساعاتی که در باشگاه حضور داشته‌اند، حقوق و دستمزدشان را پرداخت نمایید.
2-کنترل دسترسی ورزشکاران به محیط و تجهیزات باشگاه
این بخش شامل یک دستگاه کنترل تردد ، نرم‌افزار، گیت ورود و خروج و قفل‌های برقی می‌شود.
دستگاه کنترل دسترسی می‌تواند یک دستگاه حضور و غیاب باشد و یا کارتخوان ساده که توانایی خواندن کارت‌های بدون تماس یا تگ‌های موجود در مچ‌بندهای RFID را دارد.
توجه :
دوستان عزیز! تقسیم بندی اتوماسیون باشگاهی به دو بخش حضور و غیاب و کنترل دسترسی به این معنی نیست که ما باید دو بخش مجزا داشته باشیم.
در واقع، تمام قابلیت‌های حضور و غیاب و کنترل دسترسی در یک سیستم جامع ادغام شده است. یک نرم‌افزار جامع، حضور و غیاب کارکنان و کنترل دسترسی اعضاء (ورزشکاران) را به خوبی مدیریت می‌کند.
یک دستگاه حضور غیاب با دارا بودن خروجی رله می‌تواند به عنوان دستگاه کنترل دسترسی نیز به کار رود. این خروجی رله می‌تواند به گیت کنترل تردد و یا قفل برقی کمدها وصل شده و فرمان لازم را به آنها بدهد. در کنار این تجهیزات می‌توان از یک بلندگوی کوچک یا بیزر برای اعلان صوتی در صورت عدم مجوز دسترسی (کافی نبودن اعتبار) استفاده کرد.
احراز هویت و اعتبار سنجی کارکنان و ورزشکاران به روش‌های مختلفی قابل انجام است. از جمله وارد کردن رمز توسط صفحه کلید ، مچ‌بندهای حاوی تگ RFID ، کارت RFID (بدون تماس) ، اثر انگشت ، چهره ، عنبیه.
می‌توان از هر یک از این روش‌ها به تنهایی و یا به صورت ترکیبی استفاده نمود.
اولین مرحله برای راه اندازی و استفاده از اتوماسیون باشگاه به این صورت است که ابتدا مشخصات مربیان، کارکنان و اعضاء (ورزشکاران) در نرم‌افزار ثبت می‌شود و به هر شخص یک شناسه (شماره) تعلق میگیرد.
شناسه جهت احراز هویت یا اعتبار سنجی استفاده می‌شود. این شناسه می‌تواند از طریق اختصاص رمز، مچ‌بند (تگ)، کارت و یا تعریف مشخصات اثر انگشت، چهره و عنبیه بر روی دستگاه حضور و غیاب به افراد مختلف اختصاص یابد.
افراد می‌توانند با استفاده از شناسه خود و با توجه به اعتبار زمانی و پولی آن از بخش‌های مختلف یک مجموعه ورزشی استفاده نمایند و حتی می‌توانند با این شناسه (در صورت داشتن اعتبار) از بوفه یا رستوران مجموعه خرید کنند.
برای ورود به باشگاه ، شخص شناسه خود را به دستگاه اعتبار سنج یا دستگاه حضور و غیاب نشان می‌دهد. این اطلاعات به نرم افزار مدیریت باشگاه ارسال می‌شود و پس از بررسی‌های لازم، دستور تأیید یا عدم تأیید برای دستگاه ارسال می‌گردد. پس از تأیید هویت و اعتبار، فرد می‌تواند وارد محوطه باشگاه شود و از امکانات تعریف شده استفاده نماید. اما اگر اگر اعتبار زمانی یا پولی ورزشکاری به اتمام رسیده باشد، نمی‌تواند وارد باشگاه یا محوطه ورزشی مورد نظر شود.
شناسایی و تأیید یا عدم تأیید در کسری از ثانیه انجام می‌شود.
در برخی از سیستم‌های اتوماسیون باشگاهی، علاوه بر نرم‌افزار اصلی که بر روی کامپیوتر باشگاه نصب می‌شود، یک نسخه موبایلی که قابلیت نصب بر روی گوشی‌های هوشمند را دارد، در اختیار شما قرار میگیرد. این اپلیکیشن موبایلی امکان مدیریت از راه دور را برای مدیریت باشگاه یا مجموعه ورزشی فراهم می‌آورد.
اعضاء (ورزشکاران) نیز با استفاده از نسخه موبایلی مرتبط با ورزشکاران می‌توانند به گزارشات مربوطه به شهریه باشگاه ، مدت اعتبار ، آمار جلسات ، برنامه تمرینی ، رژیم غذایی و … به راحتی دسترسی پیدا کنند. اگر دوره و یا اعتبار مالی ورزشکاری رو به اتمام باشد، می‌تواند از طریق اپلیکیشن موبایل خود، درخواست تمدید دوره را اعلام نماید.
کاربرد گیت و قفل برقی در اتوماسیون مدیریت باشگاه
گیت تردد برای کنترل ورود افراد به محوطه باشگاه یا مجموعه ورزشی مورد استفاده قرار میگیرد.
گیت به دستگاه کنترل تردد (حضور و غیاب) متصل می‌شود. پس از اعتبار سنجی و تأیید شخص مورد نظر و با فرمان دستگاه از طریق خروجی رله، گیت باز شده و اجازه تردد داده می‌شود.
کاربرد قفل الکترونیکی نیز کنترل دسترسی افراد به نقاط مختلف است. این قفل‌ها با نام قفل برقی، قفل هوشمند، قفل ضد سرقت و … نیز شناخته می‌شود.
قفل الکترونیکی انواع مختلفی دارد:
قفل اثرانگشت، قفل رمز، قفل کارت، قفل مچ بند، قفل تشخیص چهره، قفل موبایلی از راه دور، قفل با تگ دسته کلید و قفل آنلاین از جمله قفل‌های الکترونیکی هستند.
قفل برقی (الکترونیکی) بر روی درب کمدها و درب قسمت‌های مختلف نصب می‌شود و با تأیید شناسه (کارت، تگ، چهره، اثر انگشت و …)، اجازه دسترسی به بخش مورد نظر را به کاربر می‌دهد.
قابلیت‌ها و مزایای اتوماسیون حضور و غیاب باشگاه
· ثبت مشخصات و تشکیل پرونده برای کارکنان، مربیان، ورزشکاران در نرم‌افزار
· امکان تعریف چندین شیفت برای کارکرد کارکنان و مربیان
· ارائه داده‌های قابل استناد و بدون خطا بدلیل حذف اشتباهات انسانی
· جلوگیری از دخالت و سوء استفاده پرسنل یا ورزشکاران در ثبت زمان حضور و غیاب و یا دسترسی به محوطه باشگاه
· ارزیابی دقیق عملکرد مجموعه باشگاه و کارکنان و مربیان
· ارائه گزارشات متنوع حضور و غیاب پرسنل
· ارائه گزارشات مالی ، آماری و تحلیلی
· ثبت برنامه‌های تمرینی و رژیم‌های غذایی جهت ارائه به ورزشکاران
· مدیریت دقیق‌تر شهریه اعضاء
· امکان ثبت و کنترل هزینه‌های باشگاه
· قابلیت ارسال پیام کوتاه (sms)
· قابلیت ثبت و اختصاص کمد به افراد و مدیریت آن
· امکان تعیین محدوده زمانی جهت تردد افراد به باشگاه
· امکان شارژ مبلغی یا زمانی اعتبار ورزشکاران
· امکان استفاده از انواع روش‌های احراز هویت مانند رمز، کارت و روش‌های بیومتریک
· مدیریت صندوق و موجودی آن
· امکان تعریف انواع ورزش‌ها یا تجهیزات و اختصاص آنها به ورزشکاران مختلف
دستگاه حضور غیاب باشگاه چطور عمل می‌کند
با وجود دستگاه کنترل تردد باشگاهی و نرم افزار اتوماسیون مجموعه ورزشی، به مدیریتِ بهتر باشگاه کمک می کند. از سوی دیگر به دلیل اینکه خدمات رسانی به نحوه بهتر برای مشتریان و ورزشکاران اهمیت زیادی دارد، با کمک این سیستم می توان رضایت مشتریان را جلب کرد. در نتیجه اعتبار باشگاه و تعداد مشتریان آن افزایش می یابد.
نحوه‌‌ی عملکرد دستگاه حضور غیاب و نرم افزار اتوماسیون مجموعه ورزشی به این صورت است که اپراتور مجموعه ورزشی از طریق نرم افزار ورزشکاران را ثبت نام می کند و برای آن ها تعیین می کند که تا چه زمانی می توانند از خدمات باشگاه استفاده کنند. سپس برای آن ها زمانبندی کرده و میزان شهریه را مشخص می کند.
همچنین این قابلیت وجود دارد که ورزشکاران از طریق نرم افزار نسخه موبایل، قبل از اتمام دوره‌ی خود، درخواست تمدید دوره را اعلام کند.
در نرم افزار موبایلی که برای ورزشکاران طراحی شده است، تعداد روزها و ساعات حضور در باشگاه ورزشکاران مشخص می‌شود. با این روش تمامی اطلاعات مورد نیاز ورزشکاران در سیستم اصلی باشگاه ثبت می‌شود. سپس سیستم برای ورزشکاران یک کد عضویت تعیین می‌کند. این کد عضویت برای استفاده از کلیهی خدمات باشگاه کاربرد دارد.
دستگاه حضور غیاب باشگاه به همراه نرم افزار مدیریت باشگاه به 4 طریق عمل می کند:
– مچ بند
– کارت FRID
– اثرانگشت
– تشخیص چهره
در باشگاه ممکن است از یکی از این روش ها برای ورود و خروج ورزشکاران و کنترل تردد استفاده شود. نوع استفاده از هر یک از این موارد به نوع تجهیزات مورد استفاده در باشگاه بستگی دارد. این امکان وجود دارد که در صورت تمایل مدیریت باشگاه این سیستم به صورت ترکیبی استفاده شود. برای مثال اثرانگشت و کارت می توانند به طور همزمان با هم استفاده شوند.
برای این روش در زمان ثبت نام ورزشکار، چهره‌ی ورزشکار اسکن و اطلاعات بیومتریک چهره او در سیستم ذخیره می‌شود. زمانی که ورزشکار در مقابل دستگاه تشخیص چهره باشگاهی قرار میگیرد، این دستگاه از طریق نرم افزار اتوماسیون ورزشی چهره‌ی او را تشخیص می دهد.
تمامی اطلاعاتی که از سوی سخت‌افزارها (گیت کنترل تردد و دستگاه حضور غیاب) دریافت می‌شود، به نرم‌افزار مدیریت باشگاه ارسال می شود. سپس نرم افزار بررسی های لازم (کنترل اعتبار، تعداد جلسات، زمانبندی باشگاه ) را بر روی اطلاعات انجام می‌دهد و بعد دستور تایید یا عدم تایید را برای دستگاه ارسال می‌کند.
کاربردهای دستگاه حضور غیاب باشگاه
یکی از قابلیت‌های دستگاه حضور غیاب یا اکسس کنترل باشگاه به همراه اتوماسیون مجموعه ورزشی، استفاده برای گزارشگیری آنلاین باشگاه است. این دستگاه می‌تواند به صورت اتوماتیک و خودکار زمان را ثبت کند. همچنین اطلاعات مربوط به ورود و خروج ورزشکاران و زمان استفاده از تجهیزات و دستگاه ها در دسترس پرسنل قرار میگیرد. در سیستم‌های سنتی این کار با مشکلات زیادی روبرو بود. باشگاه به تعداد زیادی پرسنل نیاز داشت تا زمان استفاده از دستگاه‌ها را به طور دقیق محاسبه کنند. از سوی دیگر در روش سنتی، باید همه اطلاعات در دفتر یادداشت می‌شد. در نهایت هم گزارشات آماری و تحلیلی وجود نداشت.
یکی دیگر از قابلیتهایی این سیستم که شامل دستگاه حضور غیاب باشگاه و نرم افزار مدیریت باشگاه است، یکپارچه سازی فرآیندهای کاری مجموعه باشگاه است. به طوری که تمامی بخش های مختلف باشگاه را به صورت یک شبکه به هم مرتبط می سازد. این قابلیت برای باشگاه های بزرگ کاربرد بیشتری دارد. اگر پرسنل در طبقات مختلف باشگاه باشند، از طریق این سیستم با یکدیگر ارتباط برقرار می کنند.
اگر اعتبار یا دوره‌ی ورزشکاران در یکی از رشته‌های ورزشی به اتمام رسیده باشد، سیستم به طور خودکار دسترسی آنها را به تمامی قسمت ها محدود می کند.
تعیین دستمزد و حقوق مربیان و سایر پرسنل حاضر در باشگاه یا استخر از طریق دستگاه حضور و غیاب ( اکسس کنترل ) آسانتر می شود. در این صورت بازدهی باشگاه افزایش می‌یابد. حتی مواقعی که مدیر در باشگاه حضور نداشته باشد، با وجود نرم افزار نسخه‌ی موبایل بر روی گوشی خود، می‌تواند از حضور پرسنل و فعالیتهایشان مطلع شود.
چرا باید از سیستم کنترل تردد باشگاهی استفاده کرد؟
در واقع با استفاده از دستگاه فوق، امکان ورود افراد ناشناس و کسانی که شهریه‌ی خود را پرداخت نکرده اند، به داخل سالن باشگاه غیرممکن می‌شود. در واقع می توان گفت گیت کنترل تردد به همراه سیستم ساعت زنی با نرم افزار حضور و غیاب باشگاهی به طور چشم گیری می تواند در مدیریت باشگاه ها و هزینه ها تاثیر گذار باشد و با ارائه آمار دقیق و تحلیلی و گزاراشات مالی می توان میزان درآمد باشگاه را با کمترین میزان خطا و اشتباه محاسبه نمود.
این امر زمانی اهمیت پیدا می‌کند که قصد محاسبه‌ی دقیق درآمد ماهیانه ی باشگاه را داشته باشید به این منظور می توان از ماژول های تکمیلی از جمله ماژول حقوق و دستمزد نیز استفاده کرد. با توجه به اینکه روش های دریافت شهریه در باشگاه‌ها مختلف بنا به درخواست مربی یا ورزشکار متفاوت (اعتباری، دوره‌ای، تعداد ساعات کلاس و یا روزانه) باشد، استفاده از سیستم اتوماسیون کنترل تردد باشگاهی می تواند در محاسبه دقیق آنها کمک بسزایی داشته باشد.
سوالات متداول در رابطه با اتوماسیون باشگاهی
حضور و غیاب باشگاهی چگونه کار می کند؟
بسته به سیاست های مدیر باشگاه، و بسته به نیاز مجموعه می تواند از یکی از انواع دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره، اثر انگشت یا کارت برای مدیریت تردد ها به همراه نرم افزار حضور و غیاب باشگاهی استفاده کند که هدف اصلی استفاده از این سیستم ایجاد باشگاهی اتوماتیک می باشد تا مراجعه کننده بدون نیاز به روبرو شدن با هیچ اپراتوری ، خود عملیات مربوطه را انجام دهد.
تفاوت حضور و غیاب باشگاهی با دیگر سیستم های کنترل تردد در چیست؟
به طور کلی می توان گفت عمده ترین تفاوت سیستم کنترل تردد باشگاهی با سایر سیستم های کنترل تردد، نوع نرم افزار حضور و غیاب آن می باشد که طراحی شده برای باشگاه ها می باشد.
مزایای استفاده از اتوماسیون باشگاهی ( حضور و غیاب باشگاهی) چیست؟
از مهمترین مزیت های استفاده کنترل تردد باشگاهی می توان به مدیریت منسجم و جامع تردد ها، پرداخت شهریه ، تعداد جلسات باقی مانده، تاریخ اعتبار ، ساعت و روز سانس ورزشی و غیره .
انواع دستگاه حضور و غیاب باشگاهی :
حضور و غیاب تشخیص چهره
حضور و غیاب اثر انگشتی
حضور و غیاب کارتی
مچ بند هوشمند
در باشگاه ممکن است یکی از روش ها فوق بسته به نوع تجهیزات مورد استفاده در باشگاه به منظور ورود و خروج ورزشکاران و کنترل تردد استفاده شود هر چند بسته به نظر و درخواست مدیر باشگاه می توان از روش های ترکیبی به عنوان مثال اثر انگشت و کارت یا ترکیب های دیگر استفاده نمود.
نحوه عملکرد نرم افزار حضور و غیاب باشگاهی به صورت می باشد که اپراتور باید افراد را در نرم افزار تعریف نموده و با توجه به سیاست های باشگاه و میزان شهریه پرداختی تعداد ساعات حضور و جلسات فرد را تعیین نموده، بدیهی می باشد که در صورت پایان زمانبندی و شهریه پرداختی، فرد امکان استفاده از باشگاه را نداشته و ترددی برای وی ثبت نمی شود. در حین تردد فرد بسته به نوع دستگاه، اطلاعات فرد که می تواند چهره، اثر انگشت، کارت و …. باشد به نرم افزار باشگاهی ارسال می شود تا در صورت صحت اطلاعات، تردد برای ورزشکار ثبت شده و اجازه حضور در باشگاه را داشته باشد.
در بسیاری از موارد، نرم افزار باشگاهی دارای نسخه حضور و غیاب موبایلی نیز می باشد تا فرد امکان درخواست تمدید دوره را قبل از اتمام داشته باشد.
خرید دستگاه حضور و غیاب باشگاهی
دیجی جهان نماینده ی رسمی دستگاه های حضور و غیاب ، در ایران است. جهت خرید دستگاه حضور و غیاب باشگاهی بخش محصولات سایت دیجی جهان ، می توانید از انواع مدل های دستگاه های حضور و غیاب دیدن فرمایید و نیز از مشخصات هر یک به طور جداگانه آگاه شوید و کالای مورد نظر خود را، با توجه به نیاز خود، انتخاب و خریداری فرمایید
دستگاه های حضور و غیاب ما، مشمول خدمات پس از فروش و یکسال گارانتی رایگان می باشد ، از طرفی کار کردن با آن ها بسیار ساده بوده و پیچیدگی چندانی ندارد. جهت دریافت قیمت بروز محصولات هم اکنون با کارشناسان ما در ارتباط باشید: ۰۹۱۰۲۳۰۸۶۱۰