امروزه سازمان‌های بسیاری وجود دارند که با استفاده از سیستم‌های حضور و غیاب ، تحول بزرگی در سیستم خود به وجود آورده‌اند و بسیار بیشتر از قبل توانسته‌اند در هزینه‌های خود صرفه‌جویی کنند.
ما در این مقاله تصمیم داریم بررسی کنیم و ببینیم که واقعا چرا باید در سازمان‌ها و شرکت‌ها از دستگاه‌های حضور و غیاب استفاده شود و استفاده از دستگاه حضور و غیاب پرسنل چه تحول شگرفی را در سازمان‌ها به وجود می‌آورد؟
پس اگر شما هم به دنبال این هستید که این روزها چرا همه از دستگاه‌های حضور و غیاب استفاده می‌کنند و مایلید که دلایل آن را بدانید؛ تا انتهای این مقاله همراه ما بمانید!
انتخاب دستگاه حضور و غیاب
امروزه دستگاه حضور و غیاب برای کنترل رفت و آمد و ثبت تردد پرسنل سازمان‌ها وشرکت‌های کوچک و بزرگ به کار می‌رود و یکی از لازم‌ترین دستگاه‌هایی است که مورد نیاز هر مدیر با سابقه یا تازه‌کاری در شرکت یا سازمان خود است.
اما انتخاب دستگاه حضور و غیاب کار خیلی راحتی نیست و اگر دانش و تخصص کافی در زمینه‌ی شناسایی دستگاه خوب از بد نداشته باشید ممکن است سرتان کلاه برود و دور از جان (!) به خاک سیاه بنشینید!به همین دلیل، ما در ان مقاله تصمیم داریم چند راه موثر برای انتخاب یک دستگاه حضور و غیاب خوب و کارا را به شما معرفی کنیم.
12 دلیل حیاتی استفاده از دستگاه حضور و غیاب
در این بخش می‌خواهیم ببینیم که چرا اصلا باید دستگاه حضور و غیاب خریداری کنیم و خرید یک دستگاه حضور و غیاب، دقیقا به چه دردمان قرار است بخورد و چه دردی را قرار است از ما و شرکت ما دوا کند!
این شما و این هم 12 دلیل حیاتی استفاده از دستگاه حضور و غیاب:
- کنترل دقیق ورود و خروج پرسنل
- به صفر رساندن درصد خطای محاسباتی در محاسبه‌ی حقوق پایان ماه
- کنترل دقیق اضافه‌کار یا کسر کار هر یک از پرسنل
- سهولت در محاسبه‌ی حقوق و دستمزد پرسنل
- نگهداری آرشیو کاملی از ورود و خروج افراد
- ایجاد روند مکانیزه کنترل تردد گزارشات مدیریتی
- صرفه‌جویی اقتصادی
- جلوگیری از ضایع شدن حقوق پرسنل
- افزایش بهره‌وری سازمان و پرسنل
- حذف فرآیند دستی و کاغذی محاسبه‌ی حقوق پرسنل
- به حداقل رساندن و حذف خطای انسانی سهوی یا عمدی
- سهولت در محاسبه‌ی حقوق و دستمزد پرسنل
اگر به دنبال پیدا کردن یک دستگاه حضور و غیاب خوب، برای سازمانتان هستید که تا سالیان سال به خوبی و خوشی برای شما کار کند و مشکلی هم برای سازمانتان به وجود نیاورد؛ باید ابتدا سوالات زیر را از خودتان بپرسید:
به دنبال چه نوع دستگاهی میگردید؟
اولین پرسشی که برای انتخاب یک دستگاه حضور و غیاب خوب باید از خودتان بپرسید این است که از کدام نوع از دستگاه‌های حضور و غیاب می‌خواهید استفاده کنید؟
آیا به دنبال دستگاه‌های بیولوژیکی میگردید که با شناسایی ویژگی‌های بیولوژیک کارمندان نظیر اثرانگشت، شناسایی چهره و تشخیص عنبیه فرآیند حضور و غیاب را انجام می‌دهند تا از تقلب کارمندان جلوگیری کنند؟
یا به دنبال دستگاه‌های ساده و کم دردسر پانچی میگردید و برایتان مهم نیست که کارمندانتان جلوی چشمتان تقلب کنند؟!
شاید هم به دنبال دستگاه‌های کارتخوان بدون تماس (RFID) باشید که این روزها و در شیوع کرونا بسیار مد شده‌اند و مورد استفاده‌ی افراد زیادی قرار گرفته‌اند!
خلاصه که به دنبال هر نوع دستگاه حضور و غیابی که هستید؛ ابتدا با مطالعه و مقایسه‌ی آنان دستگاهی را انتخاب کنید که به طور کامل بتواند پاسخگوی مناسبی برای نیازهای شرکت و کارمندان سازمان شما باشد!
این روزها استفاده از اسکنر اثر انگشت هم در برخی شرکت‌ها به چشم می‌خورد. با خواندن مقاله‌ی قیمت اسکنر اثر انگشتی شاید به این نتیجه برسید که این دستگاه می‌تواند برای شرکت شما مفیدتر واقع شود.
پس از این که دستگاه مورد نظر را انتخاب کردید بیایید تا با هم به مرحله‌ی بعد برویم!
آیا به دستگاه کنترل دسترسی هم نیاز دارید؟
ممکن است شرایط کاری شرکت شما به گونه‌ای باشد که علاوه بر دستگاه حضور و غياب، به دستگاه کنترل دسترسی هم احتیاج داشته باشید تا بتوانید اجازه یا عدم اجازه‌ی کنترل تردد در مکان‌های خاصی را به یک سری از کارمندان شرکتتان بدهید.
خبر خوب این است که بسیاری از دستگاه‌های حضور و غیاب قابلیت اتصال به دستگاه‌های کنترل تردد را دارند و می‌توانند با در اختیار قرار دادن اطلاعات فرد به دستگاه کنترل تردد؛ اجازه یا عدم اجازه برای عبور و مرور او را صادر کنند!
برای رسیدن به این منظور، شما باید برای هر درب ورود و خروج یک دستگاه کنترل دسترسی داشته باشید!
پس شما باید تمامی درب‌هایی را که قصد دارید در آنجا دستگاه کنترل دسترسی نصب کنید را مشخص کنید و با برآورد هزینه‌ی مورد نیاز، دستگاه مناسب حال خود را خریداری نمایید!
چه تعدادی از پرسنل نیاز به تردد همزمان دارند؟
این سوال یکی از مهم‌ترین و سرنوشت‌سازترین سوالاتی است که در هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب باید از خودتان بپرسید و پاسخ این سوال تعیین می‌کند که چگونه می‌توانید بهترین دستگاه حضور و غیاب را برای سازمانتان انتخاب کنید!
اگر تعداد پرسنلی که در سازمان شما فعالیت می‌کنند زیاد باشد؛ برای فرآیند حضور و غیاب آن‌ها باید دستگاهی را انتخاب کنید که عملیات حضور و غیاب را در کمترین زمان انجام دهد تا از ایجاد صف‌های غیرمنتظره و طولانی برای حضور و غیاب کارمندان جلوگیری شود.
دستگاه‌های حضور و غیاب بیومتریک نظیر دستگاه‌های اثرانگشتی و سایر، ممکن است فرآیند حضور و غیاب را کمی طولانی کنند و به همین منظور برای حضور و غیاب سازمان‌های شلوغ مناسب نیستند چرا که باعث به وجود آمدن صف‌های طولانی از کامندان منتظر و خسته خواهند شد.
پس اگر سازمان شلوغی دارید؛ استفاده از دستگاه‌های ساده را در اولویت استفاده‌ی خود بگذارید!
ظرفیت دستگاه حضور و غیابتان چقدر باید باشد؟
یکی از مهم‌ترین مسائلی که در هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب باید مدنظر داشته باشید؛ در نظر داشتن ظرفیت و گنجایش دستگاه حضور و غیاب است.
برای مثال اگر سازمان شما 1000 کارمند داشته باشد و هر کارمند هم موظف به ثبت حضور و غیاب خود 3 نوبت در روز باشد؛ شما به دستگاهی نیاز دارید که قابلیت ثبت حداقل 3000 تردد را داشته باشد و بتواند تا حداقل یک هفته این ترددها را در حافظه‌ی خود ذخیره کند.پس در هنگام انتخاب دستگاه، توجه به حافظه‌ی آن فراموشتان نشود!
قیمت دستگاه حضور و غیاب
این پارامتر هم که دیگر گفتن ندارد؛ تقریبا اولین پارامتری است که هر مدیر و مهندسی اول به آن دقت می‌کند و بعد بقیه‌ی پارامترهای موثر را در نظر می‌گیرد.
اما ما از عمد این پارامتر را آخر از همه آوردیم تا به شما اثبات کنیم که قیمت مهم‌ترین عامل نیست و شما نباید به خرید دستگاه حضور و غیاب به چشم هزینه‌ای نگاه کنید که روی دستتان گذاشته می‌شود!
بلکه به آن به چشم یک سرمایه‌گذاری بلند مدت نگاه کنید که قرار است سالیان سال برای شرکت شما کار کند و سود به شما برساند!
پس نمی‌گویم که قیمت را مد نظر نگیرید اما قیمت را اولویت قرار ندهید و ابتدا ببینید که آیا دستگاه حضور و غیاب مورد نظر شما، قادر به رفع تمامی نیازهای شما هست یا خیر و سپس اقدام به انتخاب و خرید آن کنید! پس لزوما خرید یک دستگاه حضور و غیاب ارزان به نفع شما نیست اشتباه نکنید!
جمع‌بندی
در این مقاله تلاش کردیم بررسی کنیم و بدانیم که دلیل پیشرفت و تحول شگرف در شرکت‌هایی که از دستگاه حضور و غیاب استفاده می‌کرده‌اند چه بوده است.
فهمیدیم که استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب مزایای بسیاری را برای شرکت‌ها به همراه آورده است که همین مزایای کوچو در کنار هم جمع شده‌اند و موجب رشد و پیشرفت سازمان‌ها شده‌اند.
همچنین راهنمای کوچکی در این مقاله برایتان تنظیم کردیم که در هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب بسیار به کمکتان می‌آید و با بررسی هر مورد می‌توانید یک قدم به سوی خرید دستگاه حضور و غیاب محبوبتان نزدیک‌تر شوید.امیدوارم که از خواندن این مقاله لذت برده باشید!