چرا دستگاه حضور و غیاب بخریم؟
به طور کلی خرید بهترین دستگاه حضور و غیاب برای مدیران صرفه اقتصادی بسیاری دارد زیرا این سیستم با کنترل دقیق ورود و خروج درصد خطای محاسبات حقوق در پایان ماه را به صفر رسانده و با توجه به میزان کارکرد پرسنل مدیران می توانند آمار کاملی از مدت زمان کسر کار یا اضافه کار پرسنل خود را داشته باشند.
از جمله مواردی که مدیران را به خرید دستگاه حضور و غیاب ترقیب می کند عبارتند از:
کنترل دقیق ورود و خروج پرسنل
عدم دخالت افراد غیر مسئول
کنترل دقیق اضافه کار و کسر کار
برگشت هزینه دستگاه پس از صدو بیست روز (با ۱۰ نفر پرسنل)
برگشت هزینه دستگاه پس از بیست و سه روز (با ۵۰ نفر پرسنل)
سهولت در محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل
نگهداری آرشیو کاملی از ورو و خروج پرسنل و …
دستگاه حضور و غیاب چیست ؟
دستگاه حضور و غیاب شامل یک سیستم فیزیکی و کامپیوتری که برای ثبت ورود و خروج کارمندان در یک محیط کاری به کار میرود تا با توجه به کارکرد هر یک از پرسنل مدیران بتوانند حقوق و دستمزد پرداخت کنند.
(نکته: ورود و خروج شامل ساعت حضور- مرخصی ساعتی- ساعت خروج – ماموریت و … است)
بهترین دستگاه حضور و غیاب که در چند مدل حضور و غیاب کارتی ، حضوروغیاب اثر انگشتی ، حضور غیاب دوربین دار و حضور غیاب تشخیص چهره می باشد.
جهت کنترل ورود و خروج پرسنل مورد استفاده قرار می گیرد و به مدیران کمک می کند تا کلیه زمانهای ورود ، خروج ، ماموریت ، مرخصی ، اضافه کار ، کسر کار را کنترل کرده ودر پایان هر ماه گزارش کاملی از وقایع طول ماه برای هر پرسنل به صورت مجزا و یا کلی در اختیار داشته باشند.
دستگاه حضور و غیاب چگونه عمل می‌کند؟
عملکرد دستگاه حضور و غیاب از اسکن اطلاعات پرسنل و کارکنان در حال تردد شروع می‌شود. این دستگاهها دارای یک سیستم ورودی هستند که امکان ورود اطلاعات را به ما می‌دهد. حال ممکن است این ورودی یک سیستم ورود رمز یا صفحه کلید باشد، ممکن است یک دوربین تشخیص چهره باشد یا از یک سیستم اسکن اثر انگشت بهره برده باشد.
هنگام راه اندازی سیستم حضور و غیاب، اطلاعات پرسنل مانند اسکن تصویر چهره یا اسکن تصویر اثر انگشت به آن داده می‌شود. سیستم هوشمند دستگاه این اطلاعات را آنالیز کرده و اطلاعات تصویری را به اطلاعات رمزنگاری شده در حافظه دستگاه تبدیل می‌کند. این اطلاعات با مشخصات پرسنل مورد نظر ذخیره می‌شود.
بعد از نزدیک شدن فرد برای ثبت ورود یا ثبت زمان خروج خود به دستگاه، مجدداً اطلاعات هویتی او گرفته می‌شود و این اطلاعات به اطلاعات رمزنگاری شده تبدیل شده و با محتویات ذخیره شده در روزهای اولیه مقایسه می‌شود. اگر اطلاعات جدید با اطلاعات قدیمی ثبت شده در حافظه سیستم حضور و غیاب مطابقت داشته باشند، فرآیند تأیید هویت انجام گرفته و زمان حضور و غیاب افراد ثبت می‌شود. می‌توان ادعا کرد که چنین مکانیزمی در همه دستگاههای حضور و غیاب یکسان است و فقط نوع ورودی آنها با یکدیگر متفاوت است.
بهترین دستگاه حضور و غیاب
پیدا کردن بهترین دستگاه حضور و غیاب به سلیقه فرد و انتظار از این سیستم بستگی دارد. مثلاً ممکن است شخصی قیمت ارزان را به عنوان یک فاکتور مهم در نظر داشته باشد، اما شخصی دیگر به کارایی و سیستم عملکردی آن توجه کند. بنابراین مشخص کردن یک معیار دقیق و ثابت برای بهترین دستگاههای حضور و غیاب چندان درست نیست و تنها می‌تواند چند معیار را برای آنها تعریف کرد. به عنوان مثال، بهترین دستگاه حضور و غیاب مناسب:
۱.از قیمت مناسبی برخوردار است،
۲.تعداد افراد بیشتری را پوشش می‌دهد،
۳.امکان استفاده همزمان از چند سیستم اسکن اطلاعات را فراهم می‌کند،
۴.امکان گرفتن خروجی اطلاعات و آنالیز آنها را فراهم می‌کند،
۵.محیط کاربری آسان و ساده را در اختیار کاربران قرار می‌دهد.
انواع بهترین دستگاه حضور و غیاب
تا اینجا به این نتیجه رسیدیم که دستگاههای حضور و غیاب تحت چه شرایطی می‌توانند به ما کمک کنند و به عنوان یک گزینه ایده‌آل به کار گرفته شود. اما اگر بخواهیم بهترین نتیجه ممکن را از یک سیستم حضور و غیاب دریافت کنیم، لازم است که با انواع مختلف و آنها آشنا باشیم و نحوه عملکرد آنها را درک کنیم:
*دستگاه حضور و غیاب رمزی*
ورودی این دستگاهها شامل یک صفحه کلید عددی یا حروف است که امکان ورود رمز به شکل عددی یا حروف و یا ترکیبی را فراهم می‌کند. کار با این دستگاهها ساده است، اما احتمال فراموش کردن رمز ورود یا هک کردن آن توسط افراد ضربدر وجود دارد.
* دستگاه حضور غیاب انگشتی*
در این دستگاهها از یک سیستم ورودی اسکن اثر انگشت استفاده می‌شود. کار با این سیستم بسیار راحت است و یادگیری آن نیز آسان است. با توجه به اینکه اثر انگشت در افراد مختلف متفاوت است، سطح امنیت دستگاه اثر انگشت خوان بسیار بالاست و امکان تقلب در نتایج آن وجود ندارد.
* دستگاه حضور و غیاب کارتی*
کارت‌های مایفر و کارت‌های هوشمند به عنوان کلیدهای الکترونیکی در دستگاههای حضور و غیاب کارتی به کار گرفته می‌شود. این دستگاهها دارای یک سیستم کارتخوان هستند که اطلاعات ذخیره شده در کارت تردد و کارت پرسنلی افراد را دریافت می‌کنند و فرآیند احراز هویت را انجام می‌دهند. امکان هک کردن یا تغییر اطلاعات این کارت‌ها و سیستمها بسیار کم است، اما ممکن است کارت شناسائی کارکنان در اختیار سایر افراد قرار گیرد و در نتایج آن دخل و تصرف داشته باشد.
دستگاه حضور و غیاب چشمی
عملکرد این سیستم حضور و غیاب هم مانند دستگاه اثر انگشت خوان است و بر مسئله الگوی شبکیه چشم افراد پایه‌گذاری شده است. برای استفاده از این سیستم، فرد در جلوی دوربین قرار می‌گیرد و اطلاعات چشم او با اطلاعات ذخیره شده در سیستم مقایسه شده و فرآیند تأیید هویت و ثبت زمان تردد انجام می‌گیرد.
* دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره*
دستگاه های حضور و غیاب تشخیص چهره از یک الگوی خاص برای ثبت اطلاعات چهره افراد استفاده می‌کنند. این دستگاهها دارای یک دوربین هستند که از چهره افراد تصویر برداری کرده و آن را به صورت الگوهای رمزنگاری شده ذخیره می‌کند و بهترین دستگاه حضور و غیاب است.
مزایای استفاده از بهترین دستگاه حضور و غیاب
مهمترین مزایای دستگاه حضور و غیاب عبارتند از:
-کاهش خطاهای انسانی و پیشگیری از تقلب کارکنان
– دقت بالا در ثبت اطلاعات
– سرعت شناسایی بسیار بالا و برخورداری از خدمات پس از فروش
ویژگی‌های بهترین دستگاه حضور و غیاب
لازم است بدانید که هر یک از سیستم‌های کنترلی و ثبت تردد، دارای مزایا و معایب مخصوص به خود هستند. اما به طور کلی می‌توان گفت، داشتن گارانتی معتبر و سرعت پردازش بالا از جمله ویژگی‌های مورد نیاز این سیستمها است. امنیت در خروجی گرفتن از دستگاه، کیفیت اسکن تصاویر و… نیز از ویژگی‌های مورد نیاز این سیستمها به شمار میرود.
آیا خرید دستگاه حضور و غیاب دست دوم اقتصادی است؟
یکی از راهکارهایی که برخی از شرکت‌ها و سازمان‌ها برای خرید دستگاه حضور و غیاب انجام می‌دهند، استفاده از دستگاههای دست دوم و کارکرده است. این موضوع شاید گزینه ایده‌آلی باشد و تنها در چند مورد احتمال بروز مشکل در آنها وجود دارد.
اولین سیستم‌های حضور و غیاب کار مکانیکی خاصی انجام نمی‌دهند و به همین دلیل خیلی دیرتر از سایر ابزارها کهنه و مستهلک می‌شوند. بنابراین امکان استفاده چند باره از این دستگاهها وجود دارد و اگر شرکتی به سراغ گزینه خرید دستگاه حضور و غیاب دست دوم برود، معمولاً مشکل خاصی ایجاد نمی‌شود.
اما این موضوع زمانی مشکل‌ساز می‌شود که امکان بروز رسانی نرم افزار حضور و غیاب وجود نداشته باشد. اگر یک دستگاه کارکرده مربوط به شرکتی باشد که امکان بروزرسانی نرم افزار آن را فراهم کند، می‌توان امیدوار بود که عملکرد طبیعی دستگاه در سطح قابل قبولی باشد و امکان استفاده از آن فراهم باشد.
اگر احساس می‌کنید که خرید دستگاه حضور و غیاب می‌تواند به امنیت کنترل تردد و ثبت دقیق زمان ورود و خروج کارکنان شما کمک می‌کند، با کارشناسان ما در گروه فرزان کارت آسیا در تماس باشید.
انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب
انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب برای پیگیری و نظارت بر ساعتی که کارکنان کار خود را شروع می کنند و زمانی که دست از کار می کشند استفاده می شود.
سیستم حضور و غیاب، مدیران بخش منابع انسانی را قادر می سازد تا ساعات کار و زمان ورود و خروج کارکنان، تاخیر و غیبت آنها را بررسی نماید
همچنین این سیستم در کنترل پرداخت های کسب و کار به وسیله کاهش پرداخت های بیشتر از ساعات کاری کمک می نماید
دستگاه های حضور و غیاب پیشرفته باعث می شوند تا کارمندان به جای یکدیگر ساعت نزنند و امکان تقلب به شدت کاهش یابد